■個人情報保護方針（プライバシーポリシー）

当社は、当社の事業活動において、お客様の個人情報を適正に取り扱うことが社会的責務であることを十分に認識し、個人情報に関する法規制等を遵守します。 また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、 その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。

1.個人情報の取得・利用・提供、目的外利用の禁止 個人情報は保険募集代理店業務、金融商品仲介業務の遂行に必要な範囲に限定し、取得・利用・提供し、 特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いは致しません。また、それらの事を確実なものとするため、個人情報の管理責任者を定め、 適切なルールに基づき個人情報保護に関する活動を行えるよう措置を講じます。

2.法令・規範の遵守 個人情報保護に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。

3.安全管理措置 個人情報への不正アクセスまたは個人情報の漏洩、滅失又は毀損などのリスクに対しては、 技術面、組織面において合理的な予防及び安全対策を講じ事業の実情に合致した経営資源を注入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。 また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。

4.苦情・相談の対応個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応致します。

5.マネジメントシステムの継続的改善 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直して、 継続的に改善します。本方針は、全役員および従業者に配付して周知させるとともに、当社のホームページ、パンフレットなどに掲載することにより、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。

以上 株式会社ホロスプランニング 代表取締役社長 堀井 計

【個人情報保護方針に関するお問合せ窓口】
〒604-8152 京都市中京区烏丸通錦小路上ル手洗水町 659 烏丸中央ビル４F 株式会社ホロスプランニング

品質管理推進室 TEL： 075-222-6700 FAX：075-222-207

■個人情報の取り扱いについて

（１）個人情報の利用目的 当社における個人情報の具体的な利用目的は次のとおりです。

（１）保険代理店事業及び付随する業務に関する個人情報

①当社が取り扱う生命保険、損害保険の代理店業務およびこれらに付帯・関連するサービスの提供

②当社が委託を受ける保険会社の各種商品やサービスの案内・提供・維持管理（※）※お客様の取引履歴やウェブサイトの閲覧履歴、 グループ会社等から取得した情報等を分析して、お客様のニーズに合った各種商品やサービスの提供に関する広告等の配信等を行うことを含みます。

③適合性の原則等に照らした商品やサービスの提供の妥当性を判断するため

（２）金融商品仲介業務及び付随する業務に関する個人情報

①金融商品仲介業務(有価証券の売買の媒介、有価証券の売買の取次ぎ又代理、有価証券の募集又は売出しの取扱い)及び金融商品仲介業務に付随する業務

②法律により金融商品仲介業者が営むことができる業務及びこれらに付随する業務

③その他金融商品仲介業者が営むことができる業務及びこれらに付随する業務（今後取り扱いが認められる業務を含む。）

ⅰ）金融商品取引法に基づく有価証券・金融商品の勧誘・販売、サービスのご案内を行うため
ⅱ）当社又は当社の関連会社、提携会社の金融商品の勧誘・販売、サービスのご案内を行うため
ⅲ）適合性の原則等に照らした商品・サービスの提供の妥当性を判断するため
ⅳ）お客様ご本人であること又はご本人の代理人であることを確認するため
ⅴ）お客様に対し、取引結果、預り残高等の報告を行うため

（３）従業者の採用選考時に関わる業務に関する個人情報

①各種会社説明会のご案内や採用選考等を実施のため
②採用選考結果をご本人に通知のため

（４）当社の従業者の情報に関わる業務に関する個人情報

①人事管理・勤怠管理・給与管理を行うため
②社会保険・労務保険・厚生年金事務を行うため
③福利厚生・健康管理を行うため
④その他、人事関連業務に付随する業務のため

（５）お取引先様のご担当者様の情報に関わる業務に関する個人情報

①業務遂行及びお取引上のご連絡、諸手続きのため。

（６）その他

①当社がサービスの向上のために行うアンケート、広告宣伝、会報等の情報発信
②当社にお問い合わせいただいた内容に対する対応、連絡、報告の業務 なお、当社に対し保険募集業務等の委託を行う保険会社等の利用目的は、各社のホームページに掲載されています。 また、当社へ保険募集業務等を委託する保険会社は、当社のホームページおよび会社案内に掲載しておりますが、ホームページ等の確認が困難な場合は、当社の社員にご確認ください。

(２) 個人情報等の主な取得元及び外部委託している主な業務について

【個人情報等の主な取得元】 当社が取得する個人情報の取得元には以下のようなものがあります。

① 口座開設申込書や実施するアンケート等に、お客様に直接、記入していただいた情報
② 会社四季報、役員四季報など市販の書籍に記載された情報や、新聞やインターネットで公表された情報
③ 商品やサービスの提供を通じて、お客様からお聞きした情報
④ その他、適法な方法で取得した情報（当社の従業員の情報も含む。）

【外部委託している主な業務】

当社は業務の一部を外部委託しております。また、当社が個人情報等を外部委託先に取り扱わせている業務には以下のようなものがあります。

① お客様にお送りするための書面の印刷又は発送業務
② 法律上や会計上等の専門的な助言等を提供する業務
③ 情報システムの運用・保守に関する業務
④ 金融商品仲介業務の委託
⑤ 業務に関する帳簿書類を保管する業務
（３）個人データの第三者への提供および第三者からの取得について 当社は、個人データを第三者に提供するにあたり、以下の場合を除き、ご本人の同意なく第三者に個人データを提供・開示等を行いません。

①法令に基づく場合
②あらかじめご本人がご同意されている場合
③人命、身体または財産の保護のために必要性が生じた場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
④公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
⑤国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力を要する場合であって、 本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき（個人の権利利益を不当に侵害する恐れがある場合を除く）。 また、当社が個人データを第三者に提供したとき、あるいは第三者から取得したとき、法令に定められている場合を除き、提供・取得経緯等の確認を行うとともに、提供先・提供者の氏名等、法令で定める事項を記録し、保管します。

（４）機微（センシティブ）情報の取扱いについて 当社は、個人情報保護法に基づく要配慮個人情報（人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報等）ならびに労働組合への加盟、門地および本籍地、保健医療および性生活に関する情報等を「機微（センシティブ）情報」とし、個人情報保護法その他の法令、ガイドラインに規定する場合を除き、取得、利用、または第三者へ提供しません。なお、機微（センシティブ）情報の範囲は、「金融分野における個人情報保護に関するガイドライン」の定めによります。

■保有個人データ又は第三者提供記録に関する事項について

当社では、ご本人又はその代理人からの、当社の保有個人データの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加若しくは削除、利用の停止若しくは消去又は第三者への提供の停止のご請求、 及び第三者提供記録の開示のご請求（以下、「開示等の請求等」という）に対応しております。

1) 組織の名称、住所、代表者の氏名 株式会社ホロスプランニング 〒604-8152 京都市中京区烏丸通錦小路上ル手洗水町 659 烏丸中央ビル４F 代表取締役社長 堀井 計

2) 個人情報保護管理者の職名、所属及び連絡先 株式会社ホロスプランニング 品質管理推進室長 TEL： 075-222-6700 FAX：075-222-2070 E-mail：privacy@holos.jp

3）保有個人データの利用目的 当社保有個人データの利用目的は以下の通りです。

（１）保険代理店事業及び付随する業務に関する個人情報 ①当社が取り扱う生命保険、損害保険の代理店業務およびこれらに付帯・関連するサービスの提供

②当社が委託を受ける保険会社の各種商品やサービスの案内・提供・維持管理（※） ※お客様の取引履歴やウェブサイトの閲覧履歴、グループ会社等から取得した情報等を分析して、お客様のニーズに合った各種商品やサービスの提供に関する広告等の配信等を行うことを含みます。

③適合性の原則等に照らした商品やサービスの提供の妥当性を判断するため

（２）金融商品仲介業務及び付随する業務に関する個人情報 ①金融商品仲介業務(有価証券の売買の媒介、有価証券の売買の取次ぎ又代理、有価証券の募集又は売出し の取扱い)及び金融商品仲介業務に付随する業務

②法律により金融商品仲介業者が営むことができる業務及びこれらに付随する業務

③その他金融商品仲介業者が営むことができる業務及びこれらに付随する業務（今後取り扱いが認められる業務を含む。）

ⅰ）金融商品取引法に基づく有価証券・金融商品の勧誘・販売、サービスのご案内を行うため
ⅱ）当社又は当社の関連会社、提携会社の金融商品の勧誘・販売、サービスのご案内を行うため
ⅲ）適合性の原則等に照らした商品・サービスの提供の妥当性を判断するため
ⅳ）お客様ご本人であること又はご本人の代理人であることを確認するため
ⅴ）お客様に対し、取引結果、預り残高等の報告を行うため

（３）従業者の採用選考時に関わる業務に関する個人情報 ①各種会社説明会のご案内や採用選考等を実施のため ②採用選考結果をご本人に通知のため

（４）当社の従業者の情報に関わる業務に関する個人情報

①人事管理・勤怠管理・給与管理を行うため ②社会保険・労務保険・厚生年金事務を行うため ③福利厚生・健康管理を行うため ④その他、人事関連業務に付随する業務のため

（５）お取引先様のご担当者様の情報に関わる業務に関する個人情報

①業務遂行及びお取引上のご連絡、諸手続きのため。

（６）その他 ①当社がサービスの向上のために行うアンケート、広告宣伝、会報等の情報発信 ②当社にお問い合わせいただいた内容に対する対応、連絡、報告の業務

4) 保有個人データ又は第三者提供記録に関するお問合せ窓口 当社の保有個人データ又は第三者提供記録に関する開示等の請求等は以下の窓口で受付けております。

〒604-8152 京都市中京区烏丸通錦小路上ル手洗水町 659 烏丸中央ビル４F 株式会社ホロスプランニング 品質管理推進室 TEL： 075-222-6700 FAX：075-222-2070 E-mail：privacy@holos.jp ホームページアドレス：https://www.holos.jp/ 受付時間：平日 9：00～17：30 （除く土・日・祝日・年末年始）

5) 認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先 当社は以下の認定個人情報保護団体の対象事業者です。

名称：一般財団法人 日本情報経済社会推進協会 苦情の解決の申出先：認定個人情報保護団体事務局

〒106-0032 東京都港区六本木 1 丁目 9 番 9 号 六本木ファーストビル内 Tel 03-5860-7565 又は 0120-700-779

【※上記は当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません】

6) 開示等の請求等の手続

開示等の請求等のお申し出があった場合には、ご本人様であることを確認させていただき、適切かつ迅速な回答に努めることとし、 当社営業窓口又は品質管理推進室 において開示等の請求等を受付けます。なお、個人番号の保有の有無について開示のお申し出があった場合には、個人番号の保有の有無について回答いたします。

次に定める場合は、開示等のご請求等に応じることができない場合がございますので、ご了承ください。

・本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合 ・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合 ・他の法令等に違反することとなる場合 ・所定の書類等に不備があり、不備の訂正をお願いしても訂正がされない場合 ・当社保有個人データに該当しない場合（取引先企業から委託された個人情報等） ・ご本人からの請求であることが確認できない場合

（１）受付方法について ① 当社営業窓口による受付 ② 当社品質管理推進室による受付

受付時には、弊社規定に則ってご本人確認を行わせていただきます。 また、代理人によるご請求の場合は、委任状の提出が必要となりますので、あらかじめご了承ください。請求結果につきましては、ご来店時に窓口で直接ご回答させていただくか、電話、郵送（封書）のいずれかの手段にてご連絡させていただきます。 ただし、開示請求の場合は、法令によって特別の手続が定められている場合を除き、 ご本人に対し、遅滞なく、電磁的記録の提供も含めてご本人が指定した方法（当該方法による開示に多額の費用を要する場合その他の当該方法による開示が困難である場合にあっては、書面の交付による方法）によって開示致します。

（２）手数料等について 当社では、開示等の請求等に伴う手数料は、一部例外(注 2)を除き、徴収いたしません。 ただし、お客様から当社への通信費、送料、交通費等については恐れ入りますがご負担ください。 （注 2）顧客勘定元帳の開示請求については所定の手数料が発生します。

7)個人データの安全管理のために講じた措置

当社は、お客様の個人情報等を正確かつ最新の内容となるよう努めます。また、当社の業務で取り扱う個人データ（当社が取得し、又は取得しようとしている個人情報であって、個人データとして取り扱われることが予定されているものも含む。） の漏えい・滅失またはき損の防止、その他の個人データの安全管理のため、個人情報管理規程等の社内規程を定め、実施体制を整備するとともに、個人情報の適正な取扱いを確保するために以下の安全管理措置を講じています。

（基本方針の策定） 当社は、個人データを適正に取扱うため、「関連法令等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について個人情報管理規程等を策定しています。

当社は、個人情報管理規程において、個人情報の取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法等を整備しています。

（組織的安全管理措置） 当社は、個人データの取り扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者および当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。また、個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署の者による監査を実施しています。

（人的安全管理措置） 当社は、個人データの取り扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施し、個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。

（物理的安全管理措置） 当社は、個人データの紛失や盗難を防ぐための書類の施錠保管等を実施しています。また、権限を有しないものによる個人データの閲覧を防止する措置を実施し、 データ管理者の承諾なく個人情報を持ち運ぶことを禁止し、持ち運ぶ際においても件数等を制限する等の措置を実施しています。

（技術的安全措置） 当社は、不正アクセスを防止するための強固なパスワードを使用し、パスワードの定期的な変更や ID 共有の禁止、通信の暗号化等の措置等を実施しています。

（外的環境の把握） 外国で個人データを取り扱う場合、当該国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。